In zahlreichen Berufen spielt Mobilität eine ungemein wichtige Rolle. Da überrascht es nicht, dass Unternehmen die größten Kunden der Autovermietungen sind. Ohne Mietwagen hätten zahlreiche Betriebe ein großes Problem: Damit ihre Arbeitskräfte vor Ort mobil sind, benötigen sie die Fahrzeuge der Autovermietungen.
Beim Mieten der Fahrzeuge gehen die einzelnen Unternehmen ganz verschieden vor. Gerade bei kleineren Unternehmen ist es häufig so, dass jeder Mietwagen einzeln angefragt wird bzw. sich die betroffenen Mitarbeiter sogar selbst um die Beschaffung des Fahrzeugs kümmern. In solchen Fällen wird häufig ein Mietwagenpreisvergleich-Portal, hier sei als Beispiel CarDelMar.de erwähnt, als sinnvolles Mittel genutzt. Die Abrechnung erfolgt meist über Spesenkonten. Sehr kostengünstig ist diese Vorgehensweise auf lange Zeit jedoch nicht: Wer keine Kooperationen mit Autovermietungen schließt, muss deutlich höhere Gebühren in Kauf nehmen, genießt als Kunde einen schlechteren Status und ist außerdem einem höheren Verwaltungsaufwand ausgesetzt.
Sofern ein regelmäßiger Bedarf an Mietfahrzeugen besteht, ist es daher sinnvoll, sich auf einen Anbieter festzulegen und mit diesem eine Vereinbarung zu treffen. Entsprechende Vereinbarungen haben eine Gültigkeit von ein bis drei Jahren und versprechen dem Unternehmen niedrigere Preise, eine erhöhte Kostensicherheit sowie noch einige weitere Vorteile.
Bevor eine solche Vereinbarung getroffen werden kann, gilt es zunächst den passenden Autovermieter zu finden. Dies ist leichter gesagt als getan, letztlich ist es erforderlich, eine umfassende Analyse durchzuführen. Zum einen muss ermittelt werden, welch konkreter Bedarf besteht bzw. wie häufig und in welchem Umfang Mietfahrzeuge genutzt werden. In diesem Zusammenhang ist übrigens festzustellen, dass die Unternehmen sparsamer werden. Die Autos werden kleiner, nicht jeder kleine Außendienstmitarbeiter fährt daher mit einer großen Limousine vor. Auf der anderen Seite nimmt der Bedarf an Mietfahrzeugen jedoch zu: In den vergangenen Jahren hat das Ausmaß der Mietwagennutzung spürbar angezogen.
Nachdem die Anforderungen ermittelt wurden, ist es an der Zeit, den richtigen Vertragspartner zu ermitteln. Auf Basis der ermittelten Bedürfnisse werden Angebote eingeholt, größere Unternehmen machen sogar Ausschreibungen. Die Autovermieter erstellen daraufhin ihre Angebote. Sobald diese vorliegen, ist es an der Zeit für eine Auswertung. Hierbei werden viele Unternehmen feststellen, dass oft interessante Zusatzleistungen als Bonus geboten werden, diese sich jedoch von Anbieter zu Anbieter voneinander unterscheiden. Dementsprechend sollte man mit den attraktivsten Anbietern verhandeln. Oft besteht die Möglichkeit, Preise noch ein wenig zu senken oder praktische Extras auszuhandeln.
Am wichtigsten ist, dass klare Absprachen getroffen werden bzw. genau geregelt ist, wie Fahrzeuge übergeben werden müssen und wie im Falle einer Nichtverfügbarkeit reagiert wird. Über diese Absprachen gilt es auch die eigenen Mitarbeiter zu informieren, damit diese sofort wissen, was zu tun ist und keine unnötigen Kosten verursachen.
