Ein Fahrtenbuch hilft dabei, genau festzuhalten, zu welchen Zeiten ein Fahrzeug für welche Zwecke eingesetzt wurde. Das spielt sowohl bei der Dokumentation von Arbeitszeiten als auch in Bezug auf die Steuer und für das Flottenmanagement von Unternehmen eine Rolle.
Dieser Beitrag erklärt, in welchen Bereichen ein Fahrtenbuch wichtig ist und welche Aufgaben es erfüllt.
Dokumentation von Arbeitszeiten
Ein Fahrtenbuch kann genutzt werden, um Arbeitszeiten und Einsätze zu dokumentieren. Hierbei halten die Nutzer das Datum, die Uhrzeit, die zurückgelegten Kilometer und den Zweck der Fahrt schriftlich fest. So kann jederzeit klar nachvollzogen werden, wann sich das Fahrzeug an welchem Ort befunden hat und welche Strecken zurückgelegt wurden. Je nach Wunsch können hierbei bestimmte Kategorien wie Kundenbesuche, Schulungen oder Auslieferungen angegeben werden. Der Kilometerstand wird dann bei Fahrtantritt und Erreichen des Ziels festgehalten.
Wird ein Fahrtenbuch für die Arbeitszeiterfassung genutzt, ist es wichtig, alle mit einer Fahrt anfallenden Belege zu sammeln. Das können Tankquittungen und Parktickets sein. Bei Autobahnfahrten können zudem Belege über Mautgebühren notwendig werden. Die einzelnen Einträge werden mit der Unterschrift des Fahrers versehen. Nur dann ist es möglich, das Fahrtenbuch als ein rechtliches Dokument einzusetzen.
Steuerliche Vorteile nutzen
Grundsätzlich ist es möglich, dass Angestellte oder Selbstständige ihren Geschäftswagen für private Zwecke einsetzen. Hierbei handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der steuerlich berücksichtigt werden muss. In diesem Fall kommt entweder ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung zum Tragen. Ein Fahrtenbuch bietet den Vorteil, dass sämtliche Fahrten exakt aufgeschrieben werden und somit nachvollziehbar sind. Das bedeutet, dass eine größtmögliche Transparenz erreicht wird. Allerdings ist hiermit ein teils hoher bürokratischer Aufwand verbunden.
Die 1%-Regelung bietet eine größtmögliche Flexibilität. Es muss nicht extra ein Fahrtenbuch angelegt und sorgfältig geführt werden, sondern die steuerliche Berechnung erfolgt mittels Pauschalbeträgen anhand des ursprünglichen Bruttolistenpreises des jeweiligen Fahrzeugs. Auf diesen wird pauschal ein steuerlicher Wert von 1 % angesetzt. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn das Fahrzeug zum Betriebsvermögen des jeweiligen Unternehmens gehört. Es muss also mindestens zu 51 % für den Betrieb genutzt werden.
Firmenfahrzeuge und Flottenmanagement
Verfügen Unternehmen über einen eigenen Fuhrpark oder eine Flotte, müssen die einzelnen Fahrzeuge professionell gemanagt werden. Hierfür ist es nötig, deren Einsatz immer genau zu überwachen und für die jeweiligen Aufgaben die optimalen Fahrzeuge auszuwählen. Unter anderem geht es darum, die Sicherheit zu gewährleisten und eine konkrete Kostenzuordnung zu ermöglichen. Hierdurch verbessern sich die Arbeitsprozesse mit den einzelnen Fahrzeugen und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigt.
Durch eine konkrete Nachverfolgung der Fahrzeugbewegungen wird es nämlich möglich, optimale Routen zu identifizieren und die Einsatzpläne der Fahrzeuge und der Belegschaft entsprechend anzupassen. Hierdurch behält man auch die Kosten für den Kraftstoff und betriebliche Ausgaben im Blick. Außerdem profitieren Betriebe bei diesem Vorgehen davon, dass sie das Fahrverhalten der Belegschaft überwachen können. So lassen sich unnötige Stopps und gefährliche Fahrmanöver vermeiden und das Unfallrisiko senken. Folglich steigt die Sicherheit. Nicht zuletzt lässt sich durch ein Fahrtenbuch der Diebstahlschutz verbessern, da man immer genau weiß, wo sich ein Fahrzeug aktuell befindet.
Versicherungsprämien sparen
Alle Fahrzeuge, die auf deutschen Straßen unterwegs sind, müssen eine Kfz-Versicherung besitzen. Für Betriebsfahrzeuge wird häufig ein spezieller Schutz benötigt, da die einzelnen Fahrzeuge besonderen Bedingungen ausgesetzt sind. Es ist daher wichtig, einen optimalen Versicherungsschutz zu wählen, der perfekt zu den Ansprüchen des jeweiligen Unternehmens passt und die konkret vorliegenden Gefahren bestmöglich absichert.
Neben einem zuverlässigen Versicherungsschutz geht es darum, die Prämien so gering wie möglich zu halten. So entstehen für die Betriebe geringere Kosten und sie haben mehr Kapital für unterschiedliche Projekte zur Verfügung. Ein Fahrtenbuch kann eine gute Grundlage für die Berechnung von Versicherungsprämien sein. Hieran erkennt man genau, wie lange das Fahrzeug innerhalb eines Jahres im Einsatz ist und welche Strecken es hierbei zurücklegt. Auch die Aufgaben, für die es eingesetzt wird, zeigen sich am Fahrtenbuch deutlich. Somit lässt sich das Risiko für die einzelnen Fahrzeuge genau bestimmen, sodass die Prämien perfekt auf den jeweiligen Bedarf angepasst werden können.
Keine Wartungen verpassen
Gerade für Unternehmensfahrzeuge ist es wichtig, die anvisierten Wartungsintervalle einzuhalten. Es ist äußerst lästig, wenn ein LKW oder ein Transporter während einer Auslieferung kaputt geht, bloß weil die einzelnen Komponenten nicht rechtzeitig geprüft und gegebenenfalls ausgetauscht wurden. Gerade wenn ein Betrieb über eine große Flotte verfügt, ist es nicht immer einfach, den Überblick über sämtliche Wartungsintervalle zu behalten. Hier leistet ein Fahrtenbuch gute Dienste.
Es zeigt genau an, wie viel Zeit seit der letzten Wartung vergangen ist und welche Strecken das Fahrzeug in dieser Zeit zurückgelegt hat. Somit lässt sich gut einschätzen, wie lange die einzelnen Komponenten noch zuverlässig arbeiten und wann eine Kontrolle notwendig wird. Die Fahrer können die Unternehmensleitung dann auf anstehende Wartungen aufmerksam machen. Somit ist sichergestellt, dass alle Fahrzeuge kontrolliert und gegebenenfalls repariert werden, bevor es zu Schäden und Komplikationen im Einsatz kommt.
Reisekostenabrechnungen
In einigen Unternehmen ist es so, dass die Mitarbeiter im ganzen Land oder sogar international unterwegs sind. Hierbei fallen diverse Reisekosten an. Diese reichen von Benzin über die Unterkunft bis hin zu Mautgebühren. Es ist wichtig, für solche Kosten alle Belege zur Verfügung zu haben, damit die Abrechnung schnell und problemlos funktioniert. Für diese Aufgabe ist ein Fahrtenbuch hilfreich.
Hierin werden nicht nur die Fahrten und die Anlässe für die Reisen festgehalten, sondern auch die Belege gesammelt, die während der Fahrt angefallen sind. Diese können sowohl für die Reisekostenabrechnung als auch für steuerliche Aspekte genutzt werden. Auf diese Weise arbeitet der Betrieb besonders effizient und die Mitarbeiter bekommen ihre Auslagen schnell und unbürokratisch erstattet.
Fazit: ein Fahrtenbuch sorgfältig führen
Ein Fahrtenbuch leistet in vielen Umfeldern hervorragende Dienste. Es dient dazu, verschiedene Informationen wie die Art, die Dauer und die Distanz einer Fahrt festzuhalten. Das ist sowohl aus steuerlicher Sicht als auch für das Arbeitszeitmanagement und Versicherungszwecke von Bedeutung. Fahrtenbücher können sowohl manuell als auch elektronisch angelegt werden. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter im Umgang mit den analogen und digitalen Fahrtenbüchern geschult werden und diese korrekt und professionell einsetzen.