Es gibt viele Möglichkeiten, berufliche Unternehmungen außerhalb der Tätigkeitsstätte abzurechnen. Entweder entscheidet sich der Arbeitgeber dafür, die Kosten zu übernehmen oder Arbeitnehmer bzw. Unternehmer können die anfallenden Beträge als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Auch wenn es teilweise gewisse Pauschalbeträge gibt, die keinerlei Nachweise erfordern, ist es für alle Beteiligten ratsam, detaillierte Belege und Aufzeichnungen aufzubewahren.
Pendlerpauschale oder Reisekosten?
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Pendlerpauschale und Reisekosten anhand der ersten Tätigkeitsstätte. Bei dieser handelt es sich um die regelmäßige Arbeitsstätte, die der Arbeitnehmer zur Ausübung seiner Tätigkeit aufsucht. Der einfache Weg zwischen Wohnung und Arbeit wird anhand der Pendlerpauschale mit 0,30€ je gefahrenem Kilometer vergütet. Das Finanzamt berücksichtigt dabei die kürzeste und nicht die tatsächlich zurückgelegte Strecke.
Nur wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nachgewiesen wird, die außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte liegt, kann man die Reisekosten als Werbungskosten verbuchen.
Nur wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nachgewiesen wird, die außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte liegt, kann man die Reisekosten als Werbungskosten verbuchen. Dazu zählen beispielsweise Kundentermine, Messe- oder Kongressbesuche oder auch Montagearbeiten. Wird dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, tritt die Kilometerpauschale in Kraft. Hier wird nicht nur der einfache Weg mit 30 Cent vergütet, sondern jeder gefahrene Kilometer.
Viele Unternehmen bestehen auf ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch (mit Datum, Ziel, Zweck sowie Entfernung) und dazugehörigen Tankquittungen. Diverse Hersteller, wie Lexware oder SAGE, bieten Buchhaltungssoftware an, die ein schnelles Übertragen der gewonnenen Daten in bereits vorhandene Vorlagen ermöglichen. Zusätzlich wird von vielen Anbietern eine Cloudlösung bereitgestellt, die einen mobilen Zugriff auf die Software gewährleistet.
Was es bei den Reisekosten zu beachten gilt
Während Nachweise und Belege bei der Übernahme der Fahrt- oder Verpflegungskosten durch Pauschalvergütungen nicht zwingend notwendig sind, sieht §9 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) bei anderen Werbungskosten eine detailliertere Nachvollziehbarkeit durch lückenlose Quittungen vor.
- Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand ist an die Abwesenheitsdauer der betreffenden Person geknüpft. Seit 2014 gelten folgende Regelungen:
- Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (von der eigenen Wohnung) gibt es den Pauschbetrag von 12€
- Bei einer ganztägigen Abwesenheit (also 24 Stunden) erhält man 24€
- Auch der An- und Abreisetag wird mit 12€ vergütet
Durch den Pauschalbetrag müssen keinerlei Quittungen oder Belege aufgehoben werden.
Einzige Ausnahme: Die Bewirtung eines Geschäftspartners muss man mit Rechnungen belegen. - Übernachtungskosten
Sofern der Angestellte bzw. Unternehmer die Kosten einer Übernachtung die Pauschalbeträge von 20€ (innerhalb Deutschlands) oder 36€ bis 220€ (im Ausland) überschreitet, kann der Betrag durch eine Rechnung steuerfrei erstattet werden. Achtung Steuerfalle: Unterkunft und weitere Kosten wie Frühstück müssen auf getrennten Belegen aufgeführt werden!
Innerhalb der ersten 48 Monate (bei langfristiger Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte) sind alle anfallenden Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben unbeschränkt und steuerfrei absetzbar. Nach diesem Zeitraum sieht der Gesetzgeber nur die Übernahme von maximal 1000€ Übernachtungskosten vor.
- Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten zählen folgende Ausgaben:- Gepäckaufbewahrung
- Berufliche Ferngespräche und Schriftverkehr
- Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Veranstaltungen
- Parkplatzgebühren
Hier ist es Pflicht, die Kosten dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt durch Quittungen oder Belege nachzuweisen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Arbeitgeber die entstandenen Kosten in vollem Umfang erstattet. Sollte dieser keine Erstattung veranlassen, können die Arbeitnehmer die fälligen Beträge in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Im Ausnahmefall können auch Eigenbelege eingereicht werden, sollte kein Beleg vorhanden sein.
